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Vous êtes photographe professionnel, vous traitez avec des particuliers et vous êtes assujettis à la TVA ? Cet article sur l’obligation d’avoir une caisse pourrait bien vous intéresser…

Qui est concerné ?

Cette nouvelle obligation vise les assujettis à TVA qui réalisent des opérations avec des clients non assujettis (BtoC) et qui enregistrent ces opérations au moyen d’une caisse informatisée.

Toutefois, le législateur a créé une exception pour les entreprises qui sont dans le régime de franchise en base, qui ne facturent donc pas la TVA et qui ne sont pas concernés par l’obligation d’avoir un logiciel de caisse certifié. Le régime de la franchise en base s’applique de plein droit aux entreprises qui ne dépassent pas les seuils du régime ou qui n’ont pas opté pour un autre régime d’imposition à la TVA. C’est un régime que l’on croise fréquemment chez les micro-entrepreneurs.

Les entreprises qui réalisent des opérations uniquement avec des professionnels assujettis à la TVA (BtoB) ne sont pas concerné par cette obligation. Il convient de rappeler que les entreprises en franchise en base sont bel et bien assujetties, quoiqu’elles n’aient pas à facturer (et déduire) la TVA.

Dans le cas ou l’entreprise réalise des opérations mixtes (BtoB et BtoC), elle est concernée par le dispositif.

Sanctions

En cas de défaut à cette nouvelle disposition, l’administration peut adresser une amende de 7500 € par système ne répondant pas aux nouvelles exigences.

Qu’est ce que l’administration entend par « caisse » ?

Cette obligation ne vise pas uniquement la caisse enregistreuse de votre épicier, l’administration désigne en fait par ce terme :

« un système d’information doté d’un ou plusieurs logiciels permettant l’enregistrement des opérations d’encaissement. »

Une caisse, au sens de l’administration, peut donc prendre plusieurs formes :

  • Les systèmes de caisse autonomes « caisses enregistreuses » ;
  • Les systèmes de caisse reliés à un système informatisé ;
  • Les logiciels d’encaissement installés sur un ordinateur (en réseau ou non) ;
  • Les balances ayant une fonction de mémorisation des opérations d’encaissement.

Précision : les logiciels monétiques ou terminaux de paiement électroniques ne sont pas concernés par cette nouvelle obligation.

Il faut donc comprendre que si vous faites parti des personnes concernées par le dispositif, dès lors que vous enregistrez informatiquement vos encaissements, vous êtes dans l’obligation d’avoir un logiciel de caisse certifié. A cet égard, même si vous utilisez un tableur, vous êtes dans le cadre de cette nouvelle obligation (les tableurs ne répondant pas aux conditions d’inaltérabilité exigée des logiciels de caisse certifiés).

Tenue d’une caisse papier

Il n’existe pas d’obligation de s’équiper de systèmes de caisse informatisés (et certifiés) pour les entreprises qui ont toujours tenues leur caisse « à la main ».

Attention toutefois : il n’est pas possible de passer à la caisse manuscrite pour échapper à l’obligation d’avoir un logiciel certifié ! En cas de contrôle, l’administration cherchera à comprendre les raisons qui ont poussées à changer de méthode de comptabilisation. Il parait assez entendu qu’échapper à une nouvelle disposition n’est pas un motif valable.

Le journal de caisse papier ne concerne que le cas où les opérations sont peu nombreuses : en cas de contrôle, l’administration peut contester ce mode de comptabilisation, considérant que la méthode employée ne permet pas de donner une image fidèle de l’entreprise.

La caisse papier, à l’instar des caisses informatiques, doit elle aussi être inaltérable, ce qui exclut la tenue sur un carnet libre (type cahier de brouillon). Il est plutôt recommandé d’utiliser un agenda de caisse, sans blancs (barrer d’un trait les jours non utilisés) ni ratures, écrire à l’encre indélébile et arrêter le solde de caisse chaque jour en ventilant les encaissements par type (espèce, chèque, cb…).

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